L’accessibilità digitale dei documenti, un aspetto fondamentale ma spesso trascurato: linee guida, verifiche e buone pratiche.

Quando si parla di accessibilità in ambito digitale la nostra attenzione si concentra principalmente su siti web ed applicazioni mobili trascurando spesso una componente fondamentale: i documenti digitali.

Ad esempio un documento PDF che dev’essere compilato per essere restituito e firmato digitalmente, un ebook o un semplice foglio informativo, ma anche un documento Word o Powerpoint.

Tutte queste tipologie di documenti come i siti web devono rispettare gli standard di accessibilità.

Nel caso dei PDF gli standard principali sono 3:

1. Standard PDF/UA (ISO 14289)

PDF/UA (Universal Accessibility) è lo standard ISO ufficiale per l’accessibilità dei documenti PDF.

L’obiettivo è garantire che i PDF siano accessibili a persone con disabilità, in particolare per l’uso con tecnologie assistive (come screen reader).

I requisiti principali del PDF/UA sono:

• Il file deve essere "taggato" (uso di marcatori semantici interni come , , , ecc.)
• Il titolo del documento deve essere presente nei metadati.
• Deve esserci un ordine logico di lettura coerente.
• Le immagini devono avere un testo alternativo.
• I campi modulo devono avere etichette esplicite.
• La lingua principale del documento deve essere specificata.
• Le tabelle devono avere intestazioni ben definite.
• Nessun elemento "flottante" non referenziato (es. annotazioni senza contesto).
• Nessun uso eccessivo di immagini scansionate, evitarle sempre ove possibile.
• Il file non deve contenere barriere come protezioni contro la lettura.

2. WCAG (Web Content Accessibility Guidelines)

Anche se nate per i contenuti web, molte WCAG 2.1 (Livello AA) si applicano anche ai PDF, in particolare:

• 1.1.1 – Alternative testuali
• 1.3.1 – Informazioni e relazioni (uso semantica e tag)
• 1.3.2 – Ordine significativo
• 2.4.2 / 2.4.3 – Titoli di pagina e navigazione
• 3.1.1 – Lingua del documento
• 4.1.2 – Nome, ruolo, valore (per moduli)

3. Requisiti AGID – Linee guida italiane

• I PDF pubblicati dalle PA devono rispettare il PDF/UA.
• I moduli PDF devono essere compilabili e accessibili.
• Obbligo di inserire descrizione testuale alternativa per le immagini.
• Evitare layout complessi, come tabelle annidate o form non etichettati.

Agid (l’agenzia per l’Italia Digitale) richiede che i documenti PDF rispettino sia lo standard WCAG che lo standard PDF/UA.

Come facciamo a capire se un documento PDF è accessibile?

Anche per quanto riguarda i PDF va eseguito un audit e i test da effettuare sono sia manuali che automatici, per quelli automatici ci vengono in soccorso strumenti come:

1. PAC (PDF Accessibility Checker)

Che ci consente di verificare:

• Conformità allo standard PDF/UA
• Struttura semantica
• Ordine di lettura
• Alt text per immagini
• Tabelle con intestazioni

Il programma genera un report dettagliato con le issue rilevate.

Ci consente inoltre di verificare la correttezza dei metadati (compresa la lingua del file che come per le pagine web dev’essere impostata) e della struttura gerarchica dei tag.

2. Adobe Acrobat Pro

Tramite la funzionalità: Strumenti → Accessibilità → Full Check

Ci consente di verificare in maniera automatica:

• Presenza di tag strutturali
• Titolo del documento
• Alt text per le immagini
• Lingua principale definita
• Navigazione con tastiera abilitata

Il programma genera un report dettagliato con le issue rilevate.

Attenzione ai PDF scansionati o fotografati, perché essi vengono salvati come immagine e se non vengono parsati da un software OCR sono inaccessibili.

Una volta rilevate le criticità possono essere corrette tramite Acrobat Pro che a valle del check ci consente di provvedere alla sistemazione dei bug, per i contrasti chiaramente devono essere ricreate le immagini in maniera corretta e successivamente caricate all’interno del PDF.

E per quanto riguarda i file Word o Powerpoint?

A partire da Office 2016 in poi, inclusa la versione Microsoft 365, questi software hanno integrato una funzione di verifica dell’accessibilità, utilizzabile tramite:

1. File → Info → Verifica documento → Controlla accessibilità
2. Revisione → Verifica accessibilità (compare nella ribbon)

Queste funzionalità controllano principalmente:

• Titoli e intestazioni (per verificare la struttura)
• Contrasto colori
• Testo alternativo per immagini e grafici
• Tabelle complesse senza intestazioni
• Lingua del documento
• Presenza di testi descrittivi nei link (es: "clicca qui" è un errore)
• Accessibilità dei moduli e caselle di testo

Suggerimenti per rendere un file Word accessibile:

• Usa stili di titolo (Heading 1, 2, 3…)
• Inserisci alt text nelle immagini (clic destro, Modifica testo alternativo)
• Evita tabelle nidificate
• Non usare solo colore per comunicare (es: “elementi in rosso”)
• Imposta la lingua corretta del testo

Suggerimenti per rendere un file PowerPoint accessibile:

• Usa i layout predefiniti (hanno ordine corretto e segnaposto già taggati)
• Non sovrapporre troppi elementi
• Aggiungi alt text a immagini e grafici
• Controlla che l’ordine di lettura dei contenuti sulla slide sia corretto (Pannello di selezione, ordina manualmente)
• Evita transizioni troppo complesse o animazioni lampeggianti

Dopodiché è sempre suggerito esportare il documento in formato PDF mantenendo abilitata la proprietà “esporta documento con tag” in modo da renderlo fruibile a chiunque, essendo questo un formato universale.

Rendere accessibili i documenti non è solo un obbligo normativo per molte realtà, ma anche un segno di rispetto verso ogni utente, dando la possibilità a tutti di fruire in modo uguale dei servizi messi a disposizione.